Por el contrato de sociedad, dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con él fin de repartirse entre sí las utilidades del respectivo ejercicio social. Una vez constituida en debida forma, la sociedad es persona jurídica diferente de los socios que la integran. Estas sociedades deben matricularse en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio con jurisdicción en lugar donde establecen el domicilio principal.
Requisitos para su inscripción
Requisitos para su inscripción
Las sociedades comerciales deben formular la solicitud de matrícula a través de sus representantes legales, dentro del mes siguiente a la fecha de constitución de documento privado o escritura pública según el caso, acompañando dicho documento y tramitando los formularios y anexo Dian.
Para ello:
Diligencie el formulario de Registro Unico Empresarial (Carátula Unica y Anexo Mercantil), firmado por el representante legal de la sociedad.
Solicite y diligencie el anexo Dian firmado por el representante legal.
Anexe copia de documento privado o escritura pública de constitución, la cual debe contener por lo menos los siguientes aspectos para que proceda su inscripción, sin perjuicio de los demás requisitos contenidos en el artículo 110 de Código de Comercio:
Nombre completo de los constituyentes con sus documentos de identidad. En el caso de que los participantes en la constitución de la sociedad sean personas jurídicas (sociedades, entidades sin ánimo de lucro, etc.), es necesario indicar en el documento el NIT correspondiente
Denominación o razón social. Antes de registrar el nombre utilice nuestro servicio de verificación de homonímia
Vigencia o término de duración de la sociedad
Domicilio principal (ciudad o municipio donde se establece).
Objeto social o actividades que desarrollarán. El objeto social debe ser descrito de manera clara y determinada.
Capital social y su distribución entre los socios, indicando las formas como fue pagado (dinero, especie, o industria). En cuanto a la distribución del capital debe indicar el número de cuotas o acciones según el caso y el valor nominal de cada una
Representación legal y nombramientos
Cuando se aporten a la sociedad activos tales como bienes inmuebles, deberá inscribirse la escritura en el registro de instrumentos públicos del lugar de ubicación del inmueble
Carta de aceptación del cargo con indicación del número del documento de identidad por parte de los designados como representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales. Si se deja constancia en la escritura pública de constitución de tal aceptación, no es necesario este requisito
Carta de aceptación del cargo por parte de los designados como representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales, Si se deja constancia en la escritura pública de constitución de tal aceptación, no es necesario este requisito.
SUCURSALES
Una sucursal es un establecimiento de comercio (llámese tienda, oficina, almacén, fabrica, bodega, planta industrial, etc.) abierto por una sociedad o empresa unipersonal, dentro o fuera de su domicilio principal, cuyo administrador tiene facultades para representar u obligar a la compañía. La matrícula de la sucursal debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha de apertura.
La solicitud de matrícula y de registro de documentos debe formularse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sucursal va a desollar su actividad.
Requisitos para su inscripción:
Diligencie el formulario de Registro Unico Empresarial (Carátula Unica y el Anexo Mercantil.).
Anexe:
Copia autenticada del acta en donde conste la decisión de abrir la sucursal, nombramiento del administrador y asignación de funciones.
Copia Auténtica de la Escritura Pública de constitución.
Copia Auténtica de todas las escrituras públicas de reformas, si las hubiere.
Carta de aceptación del designado, con indicación del número del documento de identificación. Si se deja constancia en el acta de tal aceptación, no es necesario este requisito.
Certificado reciente de existencia y representación legal de la sociedad, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal; presentado en original o copia autenticada.
Requisitos para su Cancelación:
Certificado reciente de existencia y representación legal de la sociedad expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal; presentado en original o copia autenticada.
Comunicación suscrita por el representante legal con reconocimiento de firma y contenido notarial.
SUCURSALES EXTRANJERAS
Se consideran sucursales extranjeras las de propiedad de sociedades con domicilio principal en el exterior.
La ley ha establecido unos requisitos especiales para el establecimiento de sucursales extranjeras que pretendan abrir negocios permanentes en Colombia: (Art. 471 del Código de Comercio):
Protocolizar en una notaria del lugar elegido para su domicilio en el país, copias auténticas del documento de su fundación, de sus estatutos, la resolución ó acto a través del cual se acordó su establecimiento en Colombia y de los que acrediten la existencia de la sociedad y la personería de sus representantes.
Obtener de la superintendencia de Sociedades o Bancaria, según el caso, permiso para funcionar en el país.
La resolución ó el acto mediante el cual la sociedad acuerde establecer negocios permanentes en Colombia (Art. 472 del Código de Comercio) deberá expresar:
Que los negocios que se propongan desarrollar, ajustándose a las exigencias de la ley colombiana respecto a la claridad y concreción del objeto social.
Es necesario tener en cuenta que cuando las sociedades tuvieren por objeto explotar, dirigir o administrar un servicio público o una actividad declarada por el estado de interés para la seguridad nacional, el representante y los suplentes de que trata este punto deben ser ciudadanos colombianos.
El monto del capital asignado a la sucursal, y el originado en otras fuentes, si las hubiere (estableciendo el valor del aporte en pesos colombianos).
El lugar escogido como domicilio (ciudad o municipio donde se establecerá).
El plazo de duración de sus negocios en el país y las causales para la terminación de los mismos.
La designación de un mandatario general, con uno ó más suplentes, que represente a la sociedad en todos los negocios que se proponga desarrollar en el país. Dicho mandatario se entenderá facultado para realizar todos los actos comprendidos en el objeto social, y tendrá la personería jurídica y extrajudicial de la sociedad para todos los efectos legales.
La designación del revisor fiscal, quien será persona natural con residencia permanente en Colombia.
Cómo efectuar la Matrícula:
Diligencie los formularios de registro único empresarial; la carátula única y su anexo mercantil, en la cual se indiquen los datos principales de la sociedad extranjera y la información financiera. En el anexo mercantil deben indicar si es el caso los datos de establecimiento de comercio. Igualmente deben presentar documento preinscripciones, firmado por el representante legal.
Anexe una copia auténtica de la escritura pública en donde figuren protocolizados los documentos para la apertura.
Presente en las cajas de la entidad esta documentación y cancele los derechos de matrícula y de inscripción respectivos.
SOCIEDAD DE HECHO
La sociedad comercial será de hecho cuando no se constituya por escritura pública (Art. 498 Código de Comercio).
En oportunidades la sociedad comercial, a pesar de estar conformada por más de dos personas y de haber aportado dinero u otros bienes con el fin de repartirse las utilidades o pérdidas, no cumple con el requisito de la escritura pública, por lo que genera las siguientes consecuencias:
No es persona jurídica, por lo tanto no se crea una persona distinta de los socios individualmente considerados.
Las obligaciones y derechos adquiridos en cumplimiento de la actividad social son solidarios, es decir, se contraen a todos los socios de hecho, aunque en el negocio respectivo no hayan actuado ellos. (Art. 499 Código de Comercio).
La representación legal y la administración de los negocios sociales las ejercen todos los socios de hecho.
Las sociedades de hecho tienen un mes de plazo para matricularse, contado a partir de la fecha en que han empezado sus actividades.
En las sociedades de hecho todos y cada uno de los asociados responderán solidariamente e ilimitadamente por las operaciones celebradas (Art. 501 Código de Comercio).
Requisitos para su inscripción
Todos los socios que la conforman deben matricularse. Para el cumplimiento de esta exigencia, cada una de las personas tanto naturales como jurídicas (sociedades) deberán diligenciar la carátula única con su anexo mercantil y el anexo Dian, en la cual se indicarán los datos personales de quienes serán socios de hecho. En caso de que alguno de los asociados tenga Matrícula Mercantil vigente, además de los datos solicitados en el formulario, deberán indicar el número con el cual está identificada su Matrícula Mercantil en la Cámara de Comercio.
Igualmente para efectos de la inscripción del establecimiento en sociedad de hecho los asociados deberán presentar un anexo mercantil firmado por cada uno de ellos. Si son personas jurídicas, deberá firmar la persona que ejerza la representación legal.
Requisitos para su Cancelación:
Los socios deben estar al día con la renovación de la Matrícula Mercantil.
Petición escrita en original ó copia autenticada ante la Cámara de Comercio, firmada por cada uno de los socios con presentación personal de los mismos, ó en su defecto con reconocimiento de firma y contenido ante notario, solicitando la cancelación de las matrícula como del establecimiento de comercio en sociedad de hecho.
Si los matriculados no continuaran como comerciantes, deben solicitar además la cancelación, cada uno de los interesados, de su matrícula como persona natural.
MATRICULA DE PERSONA NATURAL
Requisitos:
Solicite y diligencie los formularios de registro único empresarial; carátula única y su anexo de registro mercantil.
Preséntelo personalmente para su liquidación y cancele los derechos de inscripción que le liquiden.
Anexe fotocopia de la cédula.
¿Cómo Efectuar la Matrícula?
Diligencie el formulario de registro único empresarial; carátula única y anexo mercantil y documento preinscripción en el RUT, para trámite en Cámara.
Preséntelo en las cajas de la entidad para su liquidación.
Requisitos para su Cancelación
Presentar personalmente ante la Cámara de Comercio ó con reconocimiento de firma y contenido notarial, una solicitud escrita de cancelación de matrícula en original ó fotocopia autenticada, firmada por la persona natural que obtiene la matrícula. Igualmente este trámite podrá realizarse a través de un formato que para tales efectos se les entregará en la oficina de servicio al cliente.
La Matrícula Mercantil debe encontrarse a paz y salvo con el pago de los derechos de renovación. En caso contrario, la persona natural deberá pagar los derechos correspondientes a los años no renovados, los cuales serán cobrados de acuerdo con la tarifa vigente en cada año causado (Art. 35 del Código de Comercio y 8 del Dcto 898/02).
Importante
La matrícula de los establecimientos de comercio facilita la prueba de su propiedad.
Mientras esté vigente su matrícula, la Cámara no podrá registrar otros establecimientos de comercio con el mismo nombre.
Si usted no matricula su establecimiento de comercio podrá ser sancionado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Recuerde llevar los libros de contabilidad registrados ante la Cámara de Comercio.
MATRICULA DE ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
Un establecimiento de comercio es un conjunto de bienes organizados por el empresario para desarrollar y cumplir los fines de la empresa. Por ejemplo: tiendas, almacenes comerciales, bodegas, fábricas, factorías, etc.
Oportunidad de la Matrícula
La matrícula del establecimiento debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha en que este fue abierto al público.
El lugar de la matrícula será en la Cámara de Comercio con jurisdicción en lugar donde se va a desarrollar su actividad.
¿Cómo Efectuar la Matrícula?
Se recomienda que antes de asignarle nombre al establecimiento de comercio, verifique que en la Cámara de Comercio no exista otro establecimiento con el nombre igual ó similar (Art. 35 del Código de Comercio). Para la verificación del nombre, diligencie el formato de VERIFICACIÓN DE HOMONIMIA.
Diligencie el anexo mercantil con los datos del establecimiento de comercio.
Presentar el anexo Dian firmado por la persona natural ó el representante legal, según el caso, con la indicación del barrio en el cual se encuentra ubicado el establecimiento.
Presentarlos en caja y cancelar los derechos de inscripción e impuestos de registros correspondientes.
Observación
Si usted está matriculado como persona natural ó jurídica y desea abrir uno ó varios establecimientos de comercio debe diligenciar tantos anexos mercantiles como establecimientos se vayan a matricular.
Recuerde que los nombres de los establecimientos deben ser diferentes (Art. 35 Código de Comercio).
MATRICULA DE ESTABLECIMIENTO PARA NO COMERCIANTE
Los establecimientos de comercio, agencias, y sucursales individualmente consideradas, con independencia de la calidad de comerciante o no de su propietario, están sujetos a la obligación de matricularse en el registro mercantil (Art. 286 del Código de Comercio).
El establecimiento de comercio es el medio utilizado por el empresario para obtener los fines de su empresa y, debido a ello, existe por lo regular identidad en la naturaleza de las actividades que desarrollan tanto el empresario como su establecimiento.
¿Qué se matrícula?
Droguerías, almacenes, librerías, supermercados.
Los establecimientos de comercio, agencias y/o sucursales de propiedad de cooperativas, que ejecuten actividades financieras y en general de cualquier entidad sin ánimo de lucro.
Los demás establecimientos que ejecuten actividades comerciales, participantes en el mercado y por lo tanto sujetos a las mismas reglas y obligaciones de la actividad económica que desarrollan.
¿Cómo Efectuar la Matrícula?
Si se desea matricular un establecimiento de comercio deben diligenciar los formularios de registro único empresarial; la carátula única y el anexo mercantil correspondiente.
Si es agencia ó sucursal debe presentar el documento suscrito por el representante legal, autorizando la apertura y matrícula de la agencia ó la sucursal y la designación del administrador ó el acta del órgano competente en la cual conste la aprobación de la apertura del establecimiento de comercio.
En todo caso, anexe certificado expedido por la autoridad competente, en donde acredite la existencia y representación legal de la persona jurídica no comerciante.
Presente la documentación anterior en las cajas de la entidad y cancele los derechos de matrícula del establecimiento y de inscripción de documentos, además del impuesto de registro con destino a la Gobernación del Departamento de Bolívar.
COMO REGISTRAR UNA AGENCIA
Una agencia es un establecimiento de comercio (llámese tienda, oficina, almacén, fabrica, bodega, factoría, etc.) abierto por una sociedad o empresa unipersonal, dentro o fuera de su domicilio principal, cuyo administrador carece de facultades para representar u obligar a la compañía.
La matrícula de la agencia debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha de su apertura. La solicitud de matrícula y de registro del documento que decreta su apertura debe hacerse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la agencia va a desarrollar su actividad.
Requisitos para su Inscripción:
Diligencie el formulario de Registro Unico Empresarial; carátula única y su anexo de Registro Mercantil, firmado por el representante legal de la casa matriz.
Anexe:
Copia auténtica del acta donde conste la apertura de la agencia y el nombramiento del administrador, o autorización del representante legal para la apertura de la agencia, si está facultado para ello.
Certificado reciente de existencia y representación legal de la sociedad, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal (original).
Carta de aceptación del cargo por parte del administrador, en la cual debe acreditar el número del documento de identificación.
Requisitos para su Cancelación:
Certificado de existencia y Representación Legal de la Sociedad o Empresa Unipersonal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal; presentado en original o en copia autenticada.
Comunicación suscrita por el representante legal del domicilio principal, con reconocimiento de firma y contenido notarial.
EMPRESA UNIPERSONAL
Mediante una Empresa Unipersonal una persona natural ó jurídica que reúna las cualidades requeridas para ejercer el comercio, podrá destinar parte de sus activos para la realización de una ó varias actividades de carácter mercantil (Art. 71 ley 222/95). La Empresa Unipersonal una vez inscrita en el Registro Mercantil, forma una persona jurídica.
La constitución de la Empresa Unipersonal es solemne, es decir que debe efectuarse por escrito; documento privado ó escritura pública.
Cuando se aporten a la Empresa Unipersonal activos (v.g. bienes inmuebles) cuya transferencia requiera escritura pública, la constitución de la empresa unipersonal, deberá hacerse de igual manera e inscribirse también en los registros correspondientes.
Requisitos de Formación:
De acuerdo con el Art. 72 de la ley 222/95, el documento de constitución deberá informar lo siguiente:
Empresario: Indicación del nombre completo, documento de identidad o NIT si el constituyente es una sociedad comercial, domicilio (ciudad) y DIRECCIÓN del constituyente.
Nombre: La Empresa Unipersonal debe tener un nombre ó razón social, seguida de la expresión Empresa Unipersonal ó de su sigla “E.U.”, so pena de que el empresario responda ilimitadamente.
Domicilio: Ciudad ó municipio donde ejercerá sus actividades comerciales principales u objeto social.
Duración: Puede pactarse una duración definida pero a diferencia de las sociedades comerciales puede señalarse una duración indefinida.
Capital: Debe señalarse el monto de capital y la descripción de los bienes que se aportan, lo mismo que la estimación de su valor. El capital deberá estar dividido en cuotas de igual valor nominal, por lo tanto debe indicar el número de cuotas en que se distribuye el capital y el valor nominal de cada una de ellas.
Objeto: Una enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese que la empresa “realizará cualquier acto lícito de comercio.
Forma de administración de la empresa: Debe indicarse claramente la forma de administración, esto es si la representación legal se delega a un cargo, en persona determinada ó si recae en el constituyente ó empresario.
De igual manera se indicará el número del documento de identificación del representante legal y sus facultades.
En todo caso deberá aportarse la carta de aceptación del designado ó dejarse constancia en el documento de constitución de tal aceptación.
Requisitos para su Registro:
Copia auténtica de la escritura pública ó el documento privado de constitución, suscrito por el empresario ó constituyente. El documento privado debe ser reconocido ante notario ó presentado personalmente ante la Cámara de Comercio.
Solicite y diligencie el formulario de Registro Unico Empresarial; carátula única y anexo mercantil.
Solicite y diligencie el anexo Dian.
Carta de aceptación del cargo por parte del representante legal designado con indicación del número de documento de identificación, cuando la administración sea delegada en persona distinta del empresario.
Preséntelos en las cajas de su entidad para su liquidación y cancele los derechos de matrícula e inscripción correspondientes.
Disolución y liquidación:
Como sucede en las sociedades, el único caso en que la disolución opera de pleno derecho es cuando se vence él termino de duración, cuando este fue señalado o cuando no se efectúa el registro de la prórroga con anterioridad al vencimiento del término; en los demás casos, la disolución se hace constar en documento privado ó escritura pública que se inscribe en el Registro Mercantil. Una vez disuelta la Empresa Unipersonal, la liquidación de su patrimonio se efectuará mediante el procedimiento señalado en la ley para las sociedades de responsabilidad limitada; para ello, presentará para su inscripción, el documento donde conste la cuenta final de liquidación. Cesión de Cuotas:
El titular de la Empresa Unipersonal, podrá ceder total ó parcialmente las cuotas sociales a otras personas naturales ó jurídicas, mediante documento privado ó escritura pública que se inscribirá en el registro mercantil. A partir de este momento producirá efectos la cesión
Conversión a Sociedad:
(Art. 81 ley 222/95)
Cuando por virtud de la cesión ó por cualquier otro acto jurídico, la empresa llegare a pertenecer a dos o más personas, deberá CONVERTIRSE a sociedad comercial para lo cual, dentro de los seis meses siguientes a la inscripción de aquella en el Registro Mercantil, se elaborarán los estatutos sociales de acuerdo con la forma de sociedad adoptada. Estos deberán elevarse a escritura pública que se otorgará por todos los socios y deberá inscribirse en el Registro Mercantil. La nueva sociedad asumirá sin solución de continuidad, los derechos y obligaciones de la empresa unipersonal.
CANCELACION DE MATRICULA EST. DE COMERCIO
Requisitos:
Estar al día con la renovación de la Matrícula Mercantil.
Presentar personalmente ante la Cámara de Comercio, ó con reconocimiento de firma y contenido ante notario, solicitud escrita, en original y/o fotocopia autenticada de cancelación de matrícula del establecimiento de comercio, firmada por el representante legal de la sociedad ó la persona natural propietaria.
Este trámite podrá realizarse mediante formato diseñado para esta solicitud por esta entidad, el cual deberá presentarse personalmente y/o con reconocimiento de firma y contenido ante notario.
El formato puede ser requerido en las cajas liquidadoras, información y en la oficina de servicio al cliente.
ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO (Decreto 2150/95)
Las entidades sin ánimo de lucro son personas jurídicas, capaces de ejercer derechos extrajudicialmente, con sujeción a las disposiciones legales y a sus propios estatutos. Nacen por voluntad de asociados en virtud del derecho constitucional de asociación ó por la libertad de disposición de los bienes de los particulares, para la realización de fines altruistas ó de beneficio comunitario, de lo que se infiere que la ausencia de lucro es una de las características fundamentales, lo cual significa, que no existe reparto de utilidades ó remanentes generados en el desarrollo de sus objetivos, ni es viable el reembolso de los bienes ó dineros aportados a la entidad.
Entidades obligadas a registrarse en la Cámara de Comercio:
Asociaciones, corporaciones, fundaciones e instituciones de utilidad común: gremiales; de beneficencia; profesionales; juveniles; sociales; democráticas y participativas; cívicas y comunitarias; de egresados; promotoras de bienestar social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados (salvo las empresas privadas del sector salud); clubes.
Entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas.
Organizaciones populares de vivienda (O.P.V.).
Asociaciones de padres de familias.
Asociaciones de instituciones educativas.
Asociaciones sin ánimo de lucro ó de economía solidaria formadas por asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales; y asociaciones de segundo y tercer grado.
Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas.
Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios de vivienda compartida y vecinos; diferentes a los de propiedad horizontal regidas por las leyes 182 de 1948 y 16 de 1985.
Entidades ambientalistas.
Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar.
Cooperativas, federaciones y confederaciones, institucionales auxiliares de cooperativismo.
Precooperativas.
Fondos de empleados.
Asociaciones mutuales.
Empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas.
Requisitos para su registro:
Solicitud de inscripción firmada por el representante legal, que contenga la fecha de la solicitud, nombre, domicilio, dirección, teléfono, fax, apartado aéreo de la entidad y la entidad que vigila y controla.
Solicite y diligencie el anexo Dian firmado por el representante legal.
Original del acta de sesión de constitución, firmada y con sello de reconocimiento de firma y contenido ante notario por parte del presidente y el secretario que actuaron en la reunión y que debe contener:
- Creación ó constitución de la entidad.
- Aprobación de estatutos.
- Elección ó designación de representante legal y demás dignatarios.
Estatutos de la entidad en copia auténtica, firmados igualmente por el presidente y el secretario de la reunión y el representante legal, con sello de reconocimiento de firma y contenido ante notario; deben contener (Dcto 2150/95):
Nombre, identificación y domicilio de las personas que intervengan como asociados fundadores.
El nombre de la entidad indicando su naturaleza.
Domicilio.
La clase de persona jurídica.
El objeto (se debe indicar expresamente que es entidad sin ánimo de lucro).
El patrimonio, la forma de hacer los aportes y disposiciones para la conformación, administración y manejo.
Organos de administración, determinando su composición, modo de elección ó designación, de funciones, quórum deliberatorio decisorio, representante legal y facultades.
La duración precisa de la entidad, las causales de disolución y liquidación.
La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias.
La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad, indicando la destinación del remanente de los bienes a una institución de utilidad común ó sin ánimo de lucro que persiga fines similares.
Las facultades y obligaciones del Revisor Fiscal.
Nombre e identificación de los administradores y representantes legales.
Cartas de aceptación de los directivos designados en la reunión de constitución, indicando el número de su documento de identificación. Si se deja constancia en el acta de tal aceptación, no es necesario este requisito.
ANEXO: Relación de nombres de las personas que conforman la entidad, su identificación y domicilio.
Nombramientos y actos que deben registrarse:
Constitución.
Reforma de estatutos.
Representantes legales y sus suplentes.
Consejo de administración.
Junta de vigilancia.
Comité de apelación.
Junta directiva.
Fiscal y suplente.
Revisor fiscal y suplente.
Comité de control interno.
Fundaciones:
Constancia en los estatutos de los aportes determinando la cuantía.
Su dirección debe ser indefinida.
Libros:
De asociados.
De actas de Asamblea y de Junta Directiva.
Contabilidad (para fundaciones, además de los anteriores).
Excepciones al registro de acuerdo con el art.45 del dcto 2150/95: (Se encuentran exentas del registro las siguientes entidades sin ánimo de lucro. )
Instituciones de educación superior, formal y no formal.
Entidades que prestan servicio de vigilancia privada.
Iglesias, confesiones y denominaciones religiosas; sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros.
Entidades reguladas por la ley 100 de seguridad social.
Sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleadores.
Partidos y movimientos políticos.
Entidades privadas del sector salud que trata la ley 10 de 1993.
Sociedades de gestión colectiva de derecho privado sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia.
Personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia.
Establecimiento de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial, corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, regulados por el Dcto. 3130/68 y demás disposiciones pertinentes.
Las propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal (ley 182/48 y 16/85).
Cajas de compensación familiar reguladas por ley 21/82.
Cabildos indígenas, asociación de cabildos.
Entidades que conforman el sistema nacional del deporte en niveles nacional, departamental y municipal.
Organizaciones gremiales de pensionados.
Casas – cárcel.
Clubes de tiro y caza y asociaciones de coleccionistas de armas.
DISOLUCION DE SOCIEDAD
La Sociedad puede disolverse por las siguientes causales:
Vencimiento del término de duración: Se produce entre los asociados y respecto de terceros, a partir de la fecha de expiración del término de su vigencia, sin necesidad de formalidades especiales, y por tanto no requiere de escritura pública.
Decisión de los socios, antes de vencerse la duración de la sociedad: Los socios deben decretar la disolución y en esa misma reunión pueden nombrar al liquidador. Esta decisión debe elevarse a escritura pública y registrarla en la Cámara de Comercio.
Si se trata de una sociedad vigilada por la Superintendencia Bancaria, de Sociedades o la Comisión Nacional de Valores, adjunte a la escritura la resolución que autorizó la reforma.
Por alguna causa legal (Art. 218 del Código de Comercio) la declaran los mismos socios, en Junta de Socios ó Asamblea de Accionistas con fundamento en la causal respectiva y cumpliendo las formalidades de toda reforma. Es decir, con solemnización de escritura pública.
Apertura de liquidación obligatoria u orden de autoridad competente: Se debe registrar la copia de la providencia que decretó la apertura de liquidación obligatoria ó la disolución, con la constancia de que la misma se encuentra en firme.
Requisitos para la Inscripción:
Una copia de la escritura pública que contiene la declaración de la disolución (Art. 158 y 220 Código de Comercio) y el nombramiento del liquidador.
Protocolización en la escritura pública del acta en el que consta la decisión de disolver la sociedad y del nombramiento del liquidador principal y suplente según el caso. En el acta deben indicar el número del documento de identidad del designado.
La aceptación expresa de los liquidadores, ya sea mediante una carta ó dejando constancia en el acta protocolizada.
Para efectos del registro del documento presentado, es necesario cancelar los derechos de inscripción y los impuestos de registros correspondiente a la reforma y al nombramiento si es el caso.
Importante:
En todos los casos se debe inscribir en el Registro Mercantil la escritura pública de disolución ó la providencia que la decretó, excepto si es por vencimiento del término de duración, por ser una causal constitutiva.
La escritura pública de disolución ó la providencia que la decrete deben inscribirse en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio donde se encuentre el domicilio principal y las sucursales de la sociedad.
Declarada la disolución, la sociedad no podrá continuar desarrollando actividades, excepto a las encaminadas a su liquidación.
A partir de la declaratoria de disolución, al nombre de la sociedad deberá adicionarse a la expresión “en liquidación”.
LIQUIDACION DE SOCIEDAD
Declarada la disolución, la sociedad entra en liquidación. El acta de la cuenta final de liquidación debe contener, además de los REQUISITOS señalados en el Código de Comercio (Arts. 189 y 431), los siguientes:
Nombre de los asociados.
Valor de su correspondiente interés social (Valor Patrimonial).
La suma de dinero que reciba cada uno a título de liquidación.
La constancia que la sociedad carece de pasivos internos y externos y/o cómo los pagará en caso de tenerlos.
Debe presentarse el acta firmada por el presidente y el secretario de la reunión, y con constancia de su aprobación por parte de los socios. La fecha de la misma debe ser posterior a la escritura pública de disolución ó al vencimiento del término de duración de la sociedad.
Se puede también registrar la escritura pública en que se protocolice: Acta aprobatoria de la cuenta final de liquidación y diligencias e inventarios de los bienes sociales, si son del caso.
Observaciones:
Cuando la sociedad entra en algunas causales de disolución establecida en la ley, diferente a la apertura del trámite de liquidación obligatoria ó concurso de acreedores, el representante legal debe avisar dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que ocurrió la causal, a la oficina de cobranzas de la Administración de Impuestos Nacionales respectiva, sobre las deudas fiscales de plazo vencido a cargo de la sociedad, so pena de hacerse solidariamente responsable de las mismas.
¿Dónde se Registra?
El registro se hace ante la Cámara de Comercio donde se encuentre el domicilio principal y las sucursales de la sociedad.
Requisitos de liquidación:
El liquidador debe cumplir con lo ordenado en el Código de Comercio Art. 232 y 238, igual que con la publicidad a terceros, elaboración de inventarios, del balance final de la sociedad, el pago del pasivo externo y la distribución del remanente.
Debe someter a consideración del órgano social correspondiente el proyecto de liquidación y elaborar el acta en que conste la aprobación del mismo.
Importante:
El registro del acta por medio de la cual se aprueba la cuenta final de liquidación, no exime al liquidador de la obligación de dar cumplimiento a las demás exigencias de ley, tales como: pago de impuestos, presentación de la declaración de renta final y protocolización de los documentos señalados por el Art. 247 del Código de Comercio.
Cuando se trata de sociedades sometidas a vigilancia, el liquidador debe obtener e inscribir la resolución por medio de la cual se apruebe la liquidación de la sociedad.
El liquidador debe solicitar, previo al registro del acta final de liquidación, mediante comunicación con la firma autenticada, la cancelación de la matrícula de los establecimientos de propiedad de la sociedad, o la adjudicación de los mismos, así como cancelar los embargos, prendas y reservas de dominio pendientes que figuren en el registro mercantil.
Para efectos del registro de la cancelación del establecimiento de comercio y de la matrícula de la sociedad, por causa de la liquidación de la sociedad, es necesario que estas se encuentren libre de embargos y al día con los derechos de renovación correspondientes a los años no renovados los cuales serán cobrados de acuerdo con la tarifa vigente en cada año causado (art.8 del Decreto 898/02).
NOMBRAMIENTOS SUJETOS A REGISTRO
Nombramientos que se inscriben:
Representantes legales y sus suplentes.
Juntas Directivas.
Revisores Fiscales y sus Suplentes.
Administradores de Agencias y Establecimientos de Comercio.
Requisitos para su inscripción:
Para la inscripción debe presentarse copia original ó autenticada del acta de nombramiento.
Verifique que los nombramientos hayan sido efectuados por el órgano competente y que correspondan a cargos previstos en los estatutos. Si obedecen a obligación ley, es necesario dejar constancia de ello en el acta.
El acta de nombramiento debe reunir los requisitos normales para su registro y debe anexarse las cartas de aceptación de cargos por parte de los designados, a menos que en el acta se haya dejado constancia de dicha aceptación.
En todo caso para efectos del registro, es necesario que se acredite el número del documento de identificación del designado.
Importante:
La ratificación y la reelección de las personas ya inscritas en la Cámara de Comercio no requiere de nueva inscripción.
La carta de renuncia de quien aparece inscrito en un determinado cargo no es objeto de inscripción. Por tanto seguirá inscrito en un determinado cargo, como tal, hasta cuando se lleve a registro el acta donde conste el nombramiento de nuevos dignatarios.
Cuando el nombramiento no es efectuado al tiempo de una reforma, como es el caso de la designación de los liquidadores ó gerentes, dicho nombramiento será tomada del acta protocolizada, la cual es el documento idóneo en el que se efectúa la elección; por lo tanto, es necesario cancelar impuesto de registro correspondiente a dicha designación.
COMPRAVENTA DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO
Requisitos:
Documento de compra venta (escritura pública ó documento privado con sello de reconocimiento de firma y contenido ante notario), el cual debe contener por lo menos, las siguientes indicaciones:
Lugar y fecha en que se suscribió el contrato
Nombre, documento de identidad y domicilio (ciudad/municipio) vendedor y el comprador.
La identificación del establecimiento a través de su nombre y dirección.
El valor de la compraventa.
La constancia de que el establecimiento de comercio se encuentra libre de todo gravamen.
La forma de pago del valor de la compraventa.
La constancia de haberse recibido a satisfacción dicho establecimiento de comercio.
Firma del vendedor y comprador con el respectivo reconocimiento de firma y contenido ante notario.
Matrícula Mercantil del vendedor renovada hasta la fecha en que se inicie el trámite del registro de compraventa en la Cámara.
Si el comprador no figura matriculado en la Cámara de Comercio es necesario cumplir con esta obligación diligenciando su respectivo anexo mercantil, igualmente debe diligenciar el anexo Dian.
Si el comprador como persona natural no continua como comerciante debe adjuntar solicitud de cancelación de su matrícula personal, en original ó copia auténtica con presentación personal ante esta entidad, ó con reconocimiento de firma y contenido ante notario.
Cancelar en caja los derechos correspondientes.
DE LAS ACTAS DE LOS ORGANOS SOCIALES
Las decisiones de Junta de Socios, Asamblea de Accionistas ó Junta Directiva, se deben hacer constar en actas aprobadas por la misma, ó por las personas que se designen en la reunión para tal efecto.
Requisitos:
Número del acta y nombre de la sociedad a la que pertenece.
Organo social que se reúne (Junta Directiva, de Socios ó Asamblea de Accionistas, Asamblea de Asociados, Cooperados ó Corporados, Consejo de Administración).
Naturaleza de la reunión, determinado si el carácter de la reunión es ordinaria ó extraordinaria
Ciudad, lugar y hora de la reunión.
Nombre de la persona que de acuerdo a los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que actúe como secretario de la misma.
Señalamiento del orden del día.
Forma y antelación de la convocatoria, quién convoca y en qué calidad, salvo que se halle presente la totalidad de los socios.
Lista de los asistentes, con indicación del número de derechos propios ó ajenos representados en la reunión. Tratándose de sociedades por acciones debe indicarse el número de acciones suscritas, lo anterior para la verificación del quórum legal estatutario.
Las decisiones tomadas en la reunión y la constancia de la aprobación de las mismas por los presentes en la reunión, indicando el número de votos emitidos a favor, en contra ó en blanco.
La constancia de aprobación del texto del acta por parte del órgano social que se reúne ó por las personas que hayan sido designadas expresamente en la reunión para tal efecto.
Constancia de las firmas de las personas designadas como presidente y secretario de la reunión.
Importante:
Las actas deben presentarse en original ó en copia auténtica.
Para darle autenticidad a la copia del acta es necesario que, después de las firmas correspondientes, el secretario ó el representante legal de la compañía, autoricen la copia del acta, así: “la anterior acta es fiel copia tomada de su original, la cual se haya sentada en el libro de actas de la sociedad”.
Si la decisión tomada en la reunión corresponde a la reforma de los estatutos, es necesario para efectos de la certificación, que el acta en cual consta la reforma, sea elevada a escritura pública, siendo esta última el documento de objeto del registro.
En caso que tal acta contenga algún nombramiento, es esencial para efectos del registro de la misma que se acredite el número del documento de identificación del designado y su respectiva aceptación, ya sea a través de una carta ó dejando constancia en el documento que se presenta.
CAMBIOS DE DOMICILIO
Cuando una sociedad cambia su domicilio principal, con la inscripción de la reforma le es cancelada su Matrícula Mercantil ante la Cámara de Comercio en la que figure matriculada.
Para la inscripción del cambio de domicilio deberán presentar la copia original ó autenticada de la escritura pública en donde conste la reforma del cambio de domicilio.
Obtenido este registro, debe solicitar ante la respectiva Cámara un certificado especial en donde conste la inscripción de dicha reforma, y posteriormente deberá solicitar el registro del documento en la Cámara de Comercio correspondiente al nuevo domicilio, para efectos de la obtención de la matrícula.
Para solicitar una nueva matrícula es necesario:
Diligenciar la carátula única y el anexo mercantil correspondiente.
Presentar copias auténticas de los siguientes documentos:
Escritura de constitución y reformas de la sociedad, si las hubiere.
De las actas en que consten los nombramientos vigentes del (revisor representante legal, presidente o gerente) de la sociedad, autorizadas por el secretario de la fiscal y de los administradores (miembros de junta directiva, compañía).
Para efectos de inscripción de las actas es necesario que se indique el número de identificación del designado y su respectiva aceptación del cargo.
Anexar la escritura pública en la que conste el cambio de domicilio, el certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio anterior.
Presente en las cajas de la entidad los anteriores documentos y cancele los derechos de inscripción y los respectivos impuestos de registro.
ADJUDICACIONES EN PROCESOS SUCESORALES
Se registran en las Cámaras de Comercio las adjudicaciones de establecimientos de comercio, cuotas sociales, cuotas comanditarias o partes de interés social de los cuales la persona fallecida era propietaria. Esa adjudicación puede ser mediante trámite notarial ó proceso judicial.
Cuando la sucesión se realice mediante trámite notarial, conforme a lo dispuesto en el decreto 902 de 1988, deben ingresar para su registro la copia auténtica de la escritura pública que contenga el trabajo de partición y adjudicación de bienes del finado.
Cuando el proceso de sucesión se adelante ante juez, es necesario enviar para registro la copia auténtica de la sentencia judicial en la cual conste el trabajo de partición, su aprobación y la adjudicación de los bienes.
Todo adjudicatario de uno ó más establecimientos de comercio debe matricularse como comerciante, si una intención es ejercer el comercio.
Cuando lo adjudicado sean cuotas sociales ó cuotas comanditarias en sociedades, el documento que contenga la adjudicación de cuotas se registrará y se modificará la distribución del capital social así: Sí los herederos están inscritos como socios, se le incrementarán sus cuotas, de no ser socios de la sociedad al momento de la adjudicación y partición, serán incluidos como tales con las cuotas que le han sido adjudicadas.
Requisitos para su Registro:
Copia auténtica del documento que contenga la adjudicación y cancelar los derechos de inscripción y el impuesto de registro correspondiente.
CONTRATOS
CONTRATO DE COMPRAVENTA CON RESERVA DE DOMINIO
Mediante el contrato de compraventa con reserva de dominio, el vendedor se reserva el dominio de la cosa vendida, hasta que el comprador haya pagado la totalidad del precio, pero conservando el comprador la tenencia del bien.
Este contrato debe contener:
Nombre, documento de identidad y domicilio del comprador
y del vendedor.
Precio total del bien vendido y del valor de la deuda que se garantiza con él.
Detalle de los bienes vendidos y lugar donde permanecerán.
Requisitos para su Inscripción:
Una copia autenticada de la escritura pública ó el documento privado que contenga el contrato, suscrito por el comprador y el vendedor. El documento privado debe ser reconocido ante notario (sello de reconocimiento de firma y contenido del documento).
Modificaciones y Cancelación:
Toda modificación al contrato y su cancelación, deben inscribirse en la Cámara de Comercio, para lo cual se requiere que el documento que las contenga esté suscrito y reconocido por el comprador y el vendedor (sello de reconocimiento de firma y contenido del documento).
Importante: En la Cámara de Comercio sólo se inscribe el contrato de compraventa con reserva de dominio sobre bienes muebles.
Tratándose de la reserva de dominio de automotores, el contrato se registra en la dirección de tránsito.
Para la inscripción de cualquier documento se deben cancelar los derechos correspondientes, así como el impuesto de Registro a favor de la Gobernación de Bolívar, que liquida y recauda la Cámara de Comercio (LEY 223 DE 1995)
CONTRATO DE PREPOSICION
Es un contrato por medio del cual un comerciante (preponente) encarga la administración de un establecimiento de comercio, ó de una parte del mismo, a otra persona llamada factor (Art. 1332 del Código de Comercio).
El contrato debe contener:
Nombre, domicilio (ciudad/municipio) y documento de identidad del factor y preponente (persona quien otorga la administración del establecimiento).
Facultades del factor y límites a su gestión.
Requisitos para su Inscripción:
Una copia autenticada de la escritura pública ó el documento privado que contenga el contrato, suscrito tanto por el preponente como por el factor. El documento privado debe presentarse con el sello de reconocimiento de firma y contenido ante notario.
Que el preponente y el establecimiento se encuentren matriculados en el Registro Mercantil.
Modificaciones y Cancelación:
Toda modificación al contrato y su cancelación, deben inscribirse en la Cámara de Comercio, para lo cual se requiere que el documento que las contenga esté suscrito y reconocido ante Notario por el preponente y el factor.
CONTRATO DE AGENCIA COMERCIAL
La agencia comercial es un contrato por medio del cual una persona llamada el empresario, encarga a otra denominada el agente, para que promueva ó explote sus productos ó negocios en un determinado territorio, actuando en forma independiente y estable como representante, agente, fabricante, ó distribuidor de uno ó varios productos del mismo. El empresario puede ser nacional ó extranjero (Art. 1317 del Código de Comercio).
El contrato debe contener:
Nombre, domicilio (ciudad/municipio) y documento de identidad tanto del empresario como del agente.
Objeto de la agencia y ramo de las actividades que desarrollará.
Poderes o facultades del agente y sus limitaciones.
Término de duración del contrato.
Territorio donde va a desarrollar sus actividades el agente.
Requisitos para su Inscripción:
Una copia autenticada del contrato, debidamente suscrito por el empresario y el agente.
Que el agente ó representante figure en el Registro Mercantil.
Si el contrato se elaboró por documento privado, debe venir reconocido ante notario. (Sello de reconocimiento de firma y contenido ante notario).
Si el contrato fue celebrado en el exterior, debe autenticarse la firma ante el funcionario competente del respectivo país y/o por el respectivo agente consular.
En caso de que el documento se extienda en idioma distinto al castellano, debe enviarse con la traducción hecha por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia ó por un funcionario debidamente autorizado.
Modificaciones y Cancelación:
Toda modificación al contrato y su cancelación, debe inscribirse en la Cámara de Comercio. Para la modificación se requiere que el documento que la contenga esté inscrito y reconocido por el empresario y el agente; la cancelación sólo debe ser suscrita y reconocida por el empresario.
CONTRATO DE PRENDA SIN TENENCIA DEL ACREEDOR
La ley mercantil permite gravar con prenda, conservando el deudor la tenencia de la cosa, “toda clase de muebles necesarios para una explotación económica y destinados a ella ó que sean resultado de la misma explotación”(Art. 1207 del Código de Comercio).
El contrato debe contener:
El nombre y domicilio (ciudad/municipio) del deudor y del acreedor.
La fecha, el valor de la obligación que se garantiza y los intereses pactados en su caso.
La fecha de vencimiento de dicha obligación.
El detalle de las especies gravadas con prenda, con indicación de su cantidad y todas las demás circunstancias que sirvan para su identificación; como son: marca, modelo, número de series entre otros.
Lugar en donde permanecerán las cosas gravadas, indicando si el propietario es el dueño, arrendatario, usufructuario ó acreedor anticrético de la empresa, finca ó lugar donde se encuentren.
Indicar si las cosas gravadas pertenecen al deudor ó un tercero que ha consentido en el gravamen.
La indicación de la fecha y el valor de contratos de seguros y el nombre de la compañía aseguradora, en el caso que los bienes gravados estén asegurados.
Requisitos para su Inscripción:
Una copia autenticada de la escritura pública ó del documento privado que contenga el contrato suscrito por el acreedor y deudor prendario. El documento privado debe ser reconocido ante notario por las partes que firman el contrato, salvo que sean entidades crediticias las cuales no se les solicita el respectivo reconocimiento notarial.
Modificaciones y Cancelación:
Toda modificación al contrato y su cancelación, debe inscribirse en la Cámara de Comercio. Para la modificación se requiere que el documento que la contenga esté inscrito y reconocido ante Notario por el acreedor y deudor prendario; la cancelación debe ser suscrita y reconocida por el deudor y acreedor prendario.
REFORMAS ESTATUTARIAS
Formalidad:
Toda reforma del contrato de sociedad debe hacerse a través de escritura pública. Que se registrará en la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio social al momento de la reforma (Art. 158 Código de Comercio).
Cesión de Cuotas:
Al acto notarial deben comparecer cedente y cesionarios, además del representante legal de la sociedad (Art. 362 Código de Comercio).
Acreditar ante la Cámara de Comercio que se ha dado preferencia en la cesión de cuotas (Art. 367 Código de Comercio).
En caso de que los derechos se encuentren embargados, debe procederse a levantar previamente dicha medida.
Aumento de Capital:
Si se trata de un aumento de capital con aporte de inmuebles, acredite el pago previo del impuesto de registro, en la oficina correspondiente anexando copia del recibo.
Cuando hay aumento de capital con aporte de dinero en una sociedad el impuesto de registro debe cancelarse en las cajas de la entidad.
Tratándose de sociedades anónimas el aumento del capital autorizado debe efectuarse mediante escritura pública.
Cuando el aumento del capital corresponde al capital suscrito y pagado podrá efectuarse por varios fenómenos jurídicos que determinarán la forma como serán registrados en la Cámara de Comercio.
Por capitalización de cuentas del patrimonio:
En este caso el documento puede registrarse a través de los siguientes documentos:
Acta de la Asamblea en que consta la decisión correspondiente.
Certificación del revisor fiscal que informe el correspondiente aumento.
Escritura pública contentiva del aumento del capital autorizado ó de cualquier otra reforma y también del aumento del capital suscrito y pagado por concepto de la capitalización que nos ocupa.
Por emisión de acciones por reglamento de colocación:
De acuerdo con el Decreto.1154/84, cuando el aumento del capital suscrito y pagado se presenta por este mecanismo, el documento idóneo de registro es el certificado del revisor fiscal, indicando el valor del aumento efectuado.
Cambio del Nombre o Razón Social:
Antes de asignarle un nombre distinto a su negocio, verifique que no exista un nombre igual ó similar ya inscrito en la Cámara de Comercio. Para ello, diligencie el formato para VERIFICACIÓN DE HOMONIMIA
Si también cambia el nombre del establecimiento de comercio, adjunte una solicitud firmada por el representante legal, cuya firma debe estar autenticada.
Cambio de Domicilio:
Debe presentar la copia de la escritura pública en la cual consta la decisión tomada, además de las copias de las escrituras públicas que contengan cada una de las reformas efectuadas y las actas que contengan los diferentes nombramientos; inscritos en el domicilio principal.
Transformación:
En la escritura pública de transformación debe insertarse un balance general autorizado por un contador público (Art. 172 Código de Comercio).
Igualmente debe anexarse el documento que contenga la transformación, una comunicación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal si lo hubiere, en el que conste el proyecto de reforma y que las bases de la transformación se mantuvieron a disposición de los socios por lo menos con 15 días hábiles de antelación a la reunión, en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad. (Domicilio principal).
Prórroga del Término de Duración:
El acta donde conste esta decisión sólo puede efectuarse válidamente antes del vencimiento del término de duración pactado en los estatutos sociales, aún cuando dicha acta puede ser elevada a escritura pública en la fecha posterior al vencimiento del término.
Recomendaciones:
Protocolice en la escritura pública el acta de la Asamblea ó Junta de Socios que haya aprobado la reforma estatutaria.
Si se trata de una sociedad vigilada por la Superintendencia Bancaria, de Sociedades ó la Comisión Nacional de Valores, adjunte la resolución que autorice la solemnización de la reforma, y la constancia de ejecutoria, si es el caso.
Verifique que en las copias conste la presentación y vigencia de los certificados de paz y salvo de la sociedad y de los socios, cuando estos comparezcan al acto notarial.
Importante:
Los nombramientos de representantes legales, miembros de juntas directivas y revisores fiscales, no son reformas estatutarias si no desarrollos del contrato social.
DEPOSITO DE ESTADOS FINANCIEROS
Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, toda sociedad en cumplimiento de su obligación como comerciante, depositará copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictámen profesional correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social. (Art. 41 ley 222/95).
Son estados financieros de propósito general, aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos (Art. 21 Dcto. 2649/93). La Cámara de Comercio expedirá copias de tales documentos a quienes soliciten y paguen los costos correspondientes.
El Gobierno Nacional podrá establecer casos en los cuales, dado el volumen de activos e ingresos, sea admisible la preparación y difusión de estados financieros de propósito general abreviados.
De acuerdo con el artículo 21 Dcto. 2649/93, son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los estados financieros consolidados.
De esta forma, son estados financieros básicos:
El balance general
El estado de resultados
El estado de cambios en el patrimonio
El estado de cambios en la situación financiera
El estado de flujos de efectivos
Estados financieros consolidados son aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones y los cambios en el patrimonio, así como flujos de efectivo de un ente matriz y sus subordinadas, ó un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de una sola empresa. Al presentar los estados financieros para su depósito, deberán cancelar en caja los derechos correspondientes.
EMPRESAS ASOCIATIVAS DE TRABAJO
Las Empresas Asociativas de trabajo son organizaciones económicas productivas, cuyos asociados aportan su capacidad laboral por tiempo indefinido y unos además entregan al servicio de la organización una tecnología o destreza, u otros activos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales serán: la producción, comercialización y distribución de bienes básicos de consumo familiar ó la prestación por parte de sus miembros de servicios individuales ó conjuntos.
Requisitos para su Inscripción:
Solicite y diligencie la carátula única y su respectivo anexo mercantil, la primera debe contener los datos de la persona jurídica y el anexo mercantil contendrá la información financiera de la misma y los datos del establecimiento de comercio.
Original y copia auténtica del acta de sesión de constitución reconocida ante notario, que deberá contener:
Nombre e identificación de los constituyentes.
Voluntad de asociarse y constituirse en una Empresa Asociativa de Trabajo.
Designación del director ejecutivo (Representante Legal).
Aprobación de estatutos.
Firma de los constituyentes en señal de aceptación, con el respectivo reconocimiento de firma y contenido ante notario.
Original y copia auténtica de los estatutos de la Empresa Asociativa, firmados por todos los constituyentes y debidamente reconocidos ante notario. Los ESTATUTOS deberán contener:
Nombre e identificación de las personas que intervienen como otorgantes.
Razón social, seguida de la denominación "Empresa Asociativa de Trabajo".
Domicilio de la empresa.
Duración precisa de la entidad, las causales de disolución y liquidación.
Objeto Social que deberá ceñirse a lo estipulado en la Ley 10 de 1991 y el Decreto Reglamentario 1100 de 1992.
Capital social de la Empresa asociativa de Trabajo y distribución de los aportes individuales efectuados por los otorgantes. Deben recordar que para la conformación del capital social de estas personas jurídicas, es obligatoria la existencia de un capital laboral, respecto del cual debe indicarse su distribución.
REGISTRO UNICO DE PROPONENTES
¿Dónde y cuándo debo inscribirme?
En la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el domicilio principal del proponente. Cuando una persona natural tenga más de un domicilio, deberá inscribirse ante la Cámara de Comercio del municipio donde tenga el asiento principal de sus negocios. Las sociedades extranjeras sin sucursal en el país y las personas naturales extranjeras, se inscribirán ante la Cámara de Comercio del domicilio principal del apoderado.
Documentos Indispensables para su inscripción:
Formularios debidamente diligenciados
Para las personas jurídicas no inscritas en el Registro Mercantil ni en el de Entidades sin Ánimo de Lucro, la prueba del acto de constitución y de las facultades del representante legal, duración de la sociedad, así como el anexo No. 01 del formulario único, debidamente diligenciado.
Para las personas extranjeras
Cuando se trate de personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o de personas jurídicas privadas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia se les exigirá el mismo formulario de que trata la Ley 80 de 1993 debidamente diligenciado, adjuntando el documento idóneo que acredite la existencia de la sociedad y el documento de representación legal, en el cual se deberá acreditar un apoderado domiciliado en Colombia debidamente facultado.
Calificación y Clasificación
Calificación
Debe ser efectuada por el mismo proponente y consiste en la asignación del puntaje que le corresponde, según lo previsto en el Decreto 92 de 1998, y la fijación consecuente del Monto Máximo de Contratación o Capacidad de Contratación (K), que será respetado por las entidades contratantes en todo el proceso de adjudicación de contratos.
Clasificación
Es la determinación por parte del proponente, de las actividades especializadas o grupos que le correspondan, según la naturaleza de las que haya realizado y que, de acuerdo con ello, determine y pueda contratar con las entidades estatales.
¿Qué vigencia tiene la Inscripción?
La Inscripción en la Cámara de Comercio tiene una vigencia de un año y deberá renovarse dentro del mes anterior al vencimiento de la misma; de los contrario cesarían los efectos de la inscripción.
LIBROS DE COMERCIO
Para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Art. 49 Código de Comercio).
Algunos libros que se registran en la Cámara de Comercio son:
De contabilidad: De inventario y balance, Diario y Mayor.
De actas de Asamblea de accionistas y de Junta de Socios (Arts. 189, 195 y 431 del Código de Comercio y el 131 del Decreto 2649 de 1993).
De registro de acciones (Arts. 195 y 406 Código de Comercio).
De registro de socios en sociedades limitadas (Art. 361 Código de Comercio).
De Accionistas, (Art. 130 Decreto 2649/93).
Requisitos para su registro:
Para registrar un libro por primera vez
Solicitud presentada por el representante legal ó persona natural comerciante propietaria del establecimiento, el revisor fiscal ó el contador de la sociedad. En la misma se debe indicar:
El destino del libro.
Indicación de que su registro es por primera vez.
Indicación del número de folios a registrar.
Presentación del libro si este se lleva en forma manual para su rubricación; ó de las formas contínuas cuando el sistema contable sea sistematizado.
Las formas contínuas, las hojas removibles de los libros ó las series contínuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.
Cancelar en caja los derechos correspondientes para su inscripción.
Para registrar nuevos libros por haberse agotado los anteriores se requiere:
Solicitud presentada por el representante legal ó persona natural comerciante propietaria del establecimiento, el revisor fiscal ó el contador de la sociedad. En la misma se debe indicar:
El destino del libro.
Identificación del número de folios a registrar.
Acreditar ante la Cámara de Comercio que a los existentes les faltan pocos folios por utilizar, ó que deben ser sustituidos por causas ajenas a su propietario, mediante la presentación del propio libro ó el certificado del revisor fiscal ó contador público, indicando el número de tarjeta profesional.
Las formas contínuas, las hojas removibles de los libros ó las series contínuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.
Cancelar en caja los derechos correspondientes para su inscripción.
Importante:
Los libros sólo pueden registrarse en blanco.
Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar copia auténtica de la denuncia correspondiente.
“Las autoridades ó entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados transcurridos cuatro (4) meses desde su inscripción”.
ENTIDADES DE NATURALEZA COOPERATIVA
Es acuerdo cooperativo el contrato que se celebra por un número determinado de personas, con el objetivo de crear y organizar una persona jurídica de derecho privado denominada COOPERATIVA, cuyas actividades deben cumplirse con fines de interés social y sin ánimo de lucro; toda actividad económica, social ó cultural puede organizarse con base en el acuerdo cooperativo.
Requisitos para la inscripción de su cooperativa, fondo de empleados y precooperativa
COOPERATIVA
Solicitud firmada por el representante legal que contenga la fecha de solicitud, nombre, domicilio, dirección, teléfono, fax, apartado aéreo y a la entidad que vigila ó controla.
Presentar copia original ó autenticada del acta de constitución, firmada por las personas designadas como presidente y el secretario de la reunión y con sello de reconocimiento de firma y contenido ante notario de los mismos. Esta acta debe contener:
Creación o constitución de la entidad.
Aprobación de estatutos.
Elección y designación del representante legal y demás dignatarios.
ESTATUTOS de la entidad en original y una copia autenticada firmados por el presidente el secretario de la reunión, y con sello de reconocimiento de firma y contenido ante notario. Deben contener:
El nombre, identificación y domicilio de los asociados, quienes deben tener una edad mínima de catorce (14) años y deben ser al menos veinte (20) cooperados, si la cooperativa es integral ó multiactiva integral; cuando es una cooperativa de trabajo asociado debe constituirse con diez (10) personas mínimo.
El nombre de la entidad, indicando la denominación correspondiente a su naturaleza.
El domicilio de la misma.
La duración debe ser indefinida.
El objeto del acuerdo cooperativo y la enumeración de las actividades.
El patrimonio, su constitución e incremento patrimonial reserva, fondos sociales, finalidades y forma de utilización de los mismos. Aportes sociales mínimos no reducibles durante la vida de la cooperativa y forma de pago.
La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en lo cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias.
Convocatoria de las asambleas ordinarias y extraordinarias.
Normas para fusión, incorporación, transformación, disolución y liquidación.
Las facultades y obligaciones del revisor fiscal que debe ser contador titulado con matrícula.
Nombre e identificación de los administradores y representantes legales.
Derechos y deberes de los asociados; condiciones para su admisión retiro, exclusión y determinación del órgano competente para su decisión.
Régimen de sanciones causales y procedimientos.
Procedimiento para resolver diferencias y conflictos transigibles entre asociados ó entre éstos y la cooperativa, por causa ó con ocasión de actos cooperativos.
Constancia de pago de por lo menos del 25% de los aportes iniciales suscritos por los fundadores, expedida por el representante legal de la cooperativa.
Cartas de aceptación del cargo del representante legal y demás designados, indicando el número de su documento de identificación. Si se deja constancia expresa en el acta de tal aceptación, no es necesario ese requisito.
Libros: Inventario, Afiliados, Actas, Tesorería.
FONDOS DE EMPLEADOS
Mínimo diez asociados.
Certificado de existencia y representación de las entidades ó empresas en las cuales laboran los asociados.
PRECOOPERATIVAS
Mínimo cinco miembros ó asociados.
Término de duración de cinco años.
Relación de los nombres de las personas que conforman la entidad, indicando el número de su documento.
ATENCION DE PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS
Con el propósito de mejorar la calidad en el servicio al cliente, la Cámara de Comercio de San Andrés y Providencia Islas ha implementado el sistema de PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (PQRs).
Usuario
Es la persona natural ó jurídica que requiere los servicios de la Cámara de Comercio de San Andrés y Providencia Islas. Es un derecho de los usuarios presentar Peticiones, Quejas y Reclamos con respecto a los servicios ofrecidos por esta institución.
Peticiones
Son solicitudes ó requerimientos de una acción, y se enmarcan dentro del derecho de petición. Las peticiones se resuelven de acuerdo con lo previsto en la resolución No. 005 del 30 de agosto de 2001, emanada de la Junta Directiva de la Cámara de Comercio de San Andrés y Providencia Islas, en concordancia con las normas del Código Contencioso Administrativo, con los siguientes términos para resolver:
Peticiones de certificar costumbre mercantil: 15 días hábiles, contados a partir de la fecha de su recibo.
Petición de consulta de documentos de los archivos y expedición de copias: 24 horas a partir de la solicitud y hasta un máximo de 10 días hábiles.
Consultas relacionadas con las Funciones Regístrales de la Cámara de Comercio de San Andrés y Providencia Islas: 15 días como mínimo y hasta un máximo de 30 días hábiles.
Peticiones de matrícula e inscripciones de actos, libros y documentos: 24 horas a partir de la solicitud, la Cámara de Comercio acordó 24 horas hábiles ó siguientes.
Petición de Devolución de Dinero: 3 días a partir de su solicitud.
Petición cuya Atención Pertenece a otras Autoridades: 10 días hábiles siguientes a la solicitud.
Petición para Corrección de Datos en Certificados y Emisión de Certificados Especiales: 24 horas siguientes a partir de la solicitud, y hasta un máximo de 15 días hábiles.
Trámite de recursos administrativos y de revocatorias: los recursos deben interponerse dentro de los 5 días siguientes a la fecha en que se efectué la correspondiente anotación. Estos se resolverán en un plazo máximo de 15 días hábiles a partir de su presentación. Transcurridos 60 días sin que se haya notificado decisión expresa, opera el silencio administrativo negativo.
Quejas
Son aquellas manifestaciones de inconformidad que un usuario hace a la Cámara de Comercio de San Andrés y Providencia Islas en razón de una irregularidad administrativa, con el propósito de que se corrijan ó se adopten las medidas pertinentes.
Reclamos
Igualmente son manifestaciones de inconformidad por una actuación de la Cámara de Comercio que perjudica al reclamante, ya sea porque la considere injusta ó porque estime que no está ajustada a derecho, con el objeto de que se tomen los correctivos del caso.
Recepción
Las quejas y reclamaciones podrán efectuarse verbalmente ó por escrito (puede utilizarse el formato sugerido en este folleto), en original y copia, junto con los anexos que sean necesarios para su trámite. Tratándose de manera verbal, las mismas deberán ser recibidas por el funcionario encargado, el cual levantará un acta en la que se consignará la fecha, el nombre y demás datos que permitan la identificación precisa del interesado, los hechos y circunstancias de la queja ó reclamo, tratando de especificar las personas ó funcionarios responsables, las características especificas de la queja ó reclamo, las pruebas si las tiene y la dirección ó teléfono a donde puede dirigirse la respuesta.
El término de la respuesta será de tres días hábiles.
EN NINGÚN CASO LA RESPUESTA EMITIDA POR LA CÁMARA DE COMERCIO SOBRE QUEJAS Y RECLAMOS SERÁ OBJETO DE RECURSOS, YA QUE EL ANTERIOR ES UN TRÁMITE INTERNO Y NO UNA ACTUACIÓN DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO QUE ESTÉ SUJETA A LAS NORMAS DEL CÓDIGO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO.
Cámara de Comercio de San Andrés, Providencia y Santa Catalina Edificio Cámara de Comercio - Avenida Francisco Newball Teléfonos:(57-8) 512-3803 / 512-3987 / 512-3687 & Fax: (57-8)512-3929 E:mail: dirpromocion@camarasai.org
